Dünkü yazımın devamı…
İkinci ve en büyük görülmeyen verimsizlik ise şudur:
Kendini tüm konulardan uzman düzeyinde sorumlu hisseden yönetici, tüm işleri kendisi bizzat kontrol etmeye çalışır. Bu yüzden tüm ekibin ortaya çıkaracağı ürün, bir kişinin yani yöneticinin yapabileceği kadardır. Yönetici mevcut işi yetiştirmek için sabahları, akşamları, geceleri, hafta sonlarını kullandığını hatta onların bile yetmediğini herkese ballandıra, ballandıra anlatır. Bu gerekçeyle de ikinci bir büyük işi almaz.
Aslında yapması gereken işleri bir uzman edasıyla takip etmesi değil, işleri işin uzmanlarına bırakması ve sadece yönlendirici pozisyonda olmasıdır. Bunun yanında yapılan işler için sürekli bilgi alması ve gerekli gördüğünde incelemelerde bulunmasıdır. Bu durumda bir kişinin yapabileceği kadar değil ekip üyelerinin ve/veya ekip içerisindeki gruplar kadar iş yapılabilecektir. Bazen bu on kat verim artışına bile karşılık gelebilecektir.
Konu ile ilgili bir örnek de şudur:
Kamuda bir iş yapılırken yada bir şey satın alınırken aşağıdaki şekilde bir işleyiş vardır.
İşi teklif ve takip eden bir ekip, fiyat araştırması yapan bir ekip, muayene ve kabul eden bir ekip vardır. Bunlar işin özelliğine göre en az bir ya da üç kişi olabilir.
Kurumda yazımda anlattığım gibi bir anlayış hakimse işleyiş şöyle olur:
Üst yönetim işin yapılmasını ister.
Teklif ve takip eden ekip:
- Üst yönetim istemiş ama bunun mevzuata göre uygun olmadığını bilmiyor mu? Bunu bizim birim değil, diğer birim yapmalı. Der işi diğer birime yıkmaya çalışır.
Fiyat araştırması yapan ekip:
- Bu işin şartnamesi, miktarı tam belli değil, biz neyin fiyatını alacağız, mevzuatta bunun fiyatı yok. Deyip işin miktarı, şeklinin değiştirilmesini ister. Daha sonra bir sorun olduğunda biz bunları daha önce söylemiştik derler.
Muayene kabul komisyonu:
- Bu işin fiyatı iyi araştırıldı mı? Daha önceki yaptığımız işlerde aynı iş olmasa daha ucuza yaptırmıştık. Tam soruşturmalık bir konu olur. Yerinde tam yapıldı mı? Hatta biz bunu imzalamayalım. Derler. Her sözleri güvensizlik ve itham kokar.
Gerçekleştirme görevlisi:
- Ben bunların fiyatının doğru alındığını, işlerin doğru yapıldığını nerden bileceğim. Benim uzmanlık alanım değil. Yerinde uygun malzeme kullanıldığını nerden bileceğim? Alınan malzemeyi tek tek sayacak mıyım? Der ve işi yapmak istemez.
Bu arada şunu da belirteyim, bu ekibin hepsi aynı binadadır. Yani istediği zaman istediği bilgiye ulaşabilir.
Elbette ki yapılan işi herkesin tek tek sayması gerekmez. Bunu yapması demek aslında üstteki en az beş kişiyi yok saymak, onların yanlış işler yaptığı ya da yapılan yanlış işlere göz yumduğu anlamına gelir ki kurumda huzur anlamına bir şey bırakmaz.
Elbette ki gerektiğinde malzemeler tek tek sayılabilir. Ancak bu konu görüşülür ve sayılacaksa tüm ekiple birlikte sayılır.
Sonuç olarak şunu söylemek istiyorum:
- Yapılan işleri “bir uzman edasıyla ben yapacağım zihniyetindeki” bir yönetici ile üretilebilecekler onun performansı ile sınırlıdır. Bu yüzden bence bu anlayış, kamu ve kurumlardaki verimsizliğin sebeplerinden birisidir. “Hiç üretim olmaz” demiyorum ancak ortaya çıkan ürün gerçekte yapılabileceklerin yanında çok az kalır.
Konu hakkında Rockefeller’in şu sözü de dikkat çekicidir:
- İş yaşamında yaptığım tek şey var: “Doğru insanı işe aldım ve işine karışmadım”
Dostlukla
21.01.2016
